Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als **Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)** übernimmst du in **Teilzeit** die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation.

Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.

## Aufgaben

• **Terminmanagement:** Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch
• **Reisemanagement:** Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels
• **Backoffice & Finanzen:** Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher
• **Korrespondenz & Kommunikation:** Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
• **Organisation & Administration:** Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind

## Qualifikation

• **Organisationstalent:** Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden
• **Souveränität**: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein
• **Kommunikationsstärke**: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen
• Du hast bereits **Erfahrung** als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt

## Benefits

• **Unser Wir-Gefühl:** Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen
• **Benefits:** Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss
• **Flexibles Arbeiten:** Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr
• **Persönliches Wachstum:** Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen
• **Vergütung, die mit der Leistung mitwächst:** Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro JahrHier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian

[https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0](https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0)

Der Recruiting Prozess

• **20 Min People Call** \- Erstes Kennenlernen mit Sarah
• **30 Min Founder Call** \- Erstes Kennenlernen mit Christian
• **Persönliches Kennenlernen** - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian
• **Offer** – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details