PROCUREMENT OFFICER

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, l'International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. L'IRC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations locales et réfugiées, tout en s'efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. L'IRC intervient notamment dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l'eau, l'hygiène et l'assainissement (WASH), de la protection de l'enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, ainsi que du redressement économique et du développement.

A Bunia, la fonction Procurement appuie l'ensemble des programmes et opérations de la base, et soutient également les opérations d'achats relatives aux activités mises en œuvre dans le territoire de Mambasa.

DESCRIPTIF DE POSTE

Sous la supervision directe du/de la Logisticien(ne) basé(e) à Bunia, le/la Procurement Officer Ituri est responsable de la bonne gestion des achats de matériels programmes et des opérations non-médicaux et médicaux de la base de Bunia, ainsi que des achats en provenance du territoire de Mambasa, pour tous les projets sans distinction aucune. La fonction achats doit être en mesure de mettre à disposition de ses clients internes les articles non-médicaux et médicaux suivant une planification établie de manière collaborative, répondant aux exigences de qualité et de respect des délais, en recherchant l'utilisation optimale des ressources financières, tout en assurant la conformité aux standards IRC et des bailleurs, aux lois et à la réglementation locale et internationale.

RESPONSABILITES CLES

Achat

• Centraliser et traiter les demandes d'achat d'articles non-médicaux et médicaux des programmes et des opérations de la base de Bunia, ainsi que ceux en provenance du territoire de Mambasa, suivant les demandes d'articles approuvées par les staffs de programme à travers Integra.
• Veiller à ce que l'approvisionnement de tous les articles se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et les exigences des bailleurs de fonds.
• Appuyer le Logisticien et le comité d'achats dans l'élaboration et le déroulement d'appels d'offres concernant les articles non-médicaux et médicaux ainsi que des services et travaux.
• En collaboration avec les demandeurs et le comité d'achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d'approvisionnement des articles programmatiques non médicaux et médicaux de la base de Bunia et du territoire de Mambasa, y compris les RFQ et les RFP, et les grilles d'analyse des offres, conformément aux procédures de l'IRC et des bailleurs de fonds.
• Générer à partir d'Integra, faire approuver et suivre les bons de commande d'achats.
• Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison et la mise au paiement.
• Etablir et mettre à jour régulièrement le planning des livraisons, en lien avec les personnes en charge du stock non-médical et médical de Bunia, des autres bases et de Mambasa qui solliciteraient des achats à travers le bureau de Bunia.
• Assurer que la documentation de chaque achat est quantitativement et qualitativement correcte dans Docutrail, depuis le début du processus d'achat jusqu'à sa mise au paiement auprès des Finances.
• Informer les demandeurs tout au long du traitement de leurs demandes d'achat, jusqu'à la livraison et la mise au paiement.
• Tenir à jour l'archivage des dossiers d'achats sur Docutrail, conformément aux SOP en place.

Gestion des fournisseurs

• Assurer, avec les comités d'achats, une communication transparente et équitable avec les fournisseurs, au lancement et lors du retour sur les résultats du processus de sélection.
• Veiller à la bonne exécution des engagements contractuels.
• Sensibiliser les fournisseurs sur la façon de travailler avec l'IRC et sur les standards IRC.
• Evaluer régulièrement la performance des fournisseurs de manière holistique, les rencontrer pour en discuter et développer des plans d'amélioration.

Négociations

• Définir les objectifs de négociation avec le comité d'achats.
• Mener, conjointement avec le comité d'achats, des négociations transparentes et documentées avec les fournisseurs dans le cas d'achats locaux, pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• Rédiger le procès-verbal après chaque négociation.

Finance

• Assurer que les dossiers de mise en paiement sont conformes à la demande d'achat des biens et services, et suivre le cours jusqu'à la clôture.

Conformité aux normes de IRC et des bailleurs

• Mettre en œuvre les règles et règlements des bailleurs de fonds.
• Mettre en œuvre les plans de correction soumis par les auditeurs.
• Préparer les audits.
• Assurer que les vérifications des sources d'approvisionnement des fournisseurs sont effectuées avant la mise en approbation de tout contrat ou bon de commande.
• Appliquer les méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de contrôle de l'IRC.

Système d'information et rapports

• Fournir au Logisticien, avec copie au/à la Supply Chain Manager, au département des programmes et au service financier, le tracker de suivi des achats.

PROFIL REQUIS

• Diplôme en Commerce et Administration, en Logistique et Transport, ou dans un domaine similaire.
• Expérience professionnelle d'au moins 12 mois dans la chaîne d'approvisionnement / logistique, dans le domaine humanitaire.
• Français parlé et écrit ; l'anglais est un plus.
• Compétences techniques d'achats des articles non médicaux et médicaux démontrées, des services et des travaux de construction, en particulier concernant les consultations de marché, la négociation et la contractualisation.
• Capacité d'analyse des données et des risques afin d'en tirer des plans d'action.
• Capacité de planification et de suivi, y compris à distance, pour appuyer les opérations d'achats dans le territoire de Mambasa.
• Niveau prouvé d'intégrité et bonne réputation dans le processus d'achat des biens et des services avec les vendeurs (mesurable à travers les références).
• Collaboration et communication efficaces et multifonctionnelles.
• Grandes capacités d'organisation du travail et de la documentation.
• Capacité de travail en équipe et à développer des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux.
• Esprit orienté vers le résultat et capacité à proposer des solutions réalistes adaptées au terrain, tout en respectant le cadre de travail.
• Expérience de gestion des achats dans un système informatique supply chain (ERP), expérience d'analyse de données achats (Power BI) et bonne connaissance de l'outil informatique exigée (Excel, Word, PowerPoint).
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; la connaissance de l'anglais est nécessaire.
• Expérience en gestion des commandes et transports internationaux.

Note pour le personnel de terrain IRC : « Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes. »

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l'IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l'IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s'agit de l'Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l'Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l'enfant et de l'adulte d'IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l'IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l'exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l'Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l'égalité des chances : L'IRC est un employeur de l'égalité des chances. L'IRC considère tous les demandeurs d'emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état matrimonial, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Engagement en partenariat : IRC s'engage à travailler en partenariat avec les organisations locales de manière équitable, transparente et collaborative. Tous les postes au sein de l'IRC exigent la promotion des principes de redevabilité mutuelle, de partage de capacités, de co-création et de respect de l'expertise locale. Le/la titulaire contribuera activement à des relations de partenariat solides, inclusives et fondées sur la confiance. Tous les employés de l'IRC doivent impérativement défendre et respecter les six principes de partenariat (Egalité, Complémentarité, Réciprocité, Solidarité, Recherche de résultats, Humilité).

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page).
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.
• Copies des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.
• Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 15 octobre au 24 octobre 2026.

• Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus.
• En vue de gagner en temps dans le traitement de ce recrutement, l’équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu’ils seront reçus. Cette méthode peut amener à la clôture de ce processus avant la date finale de réception des candidatures, si les meilleurs candidats sont identifiés lors de traitement progressif des dossiers. IRC vous encourage à ne pas attendre le dernier jour de la clôture de l’offre pour postuler.
• Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 semaines des congés de maternité à 100%. Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice.

Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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