Die Stelle in Kürze

Du hast Zahlen im Griff, bringst Struktur in komplexe Themen und hast Lust, Prozesse nicht nur zu verwalten, sondern aktiv mitzugestalten? Als Finance & Admin Officer (m/w/d) sorgst du dafür, dass unsere finanziellen und administrativen Abläufe verlässlich funktionieren und mit Kopfsachen mitwachsen. Du arbeitest mit modernen, cloudbasierten Tools und optimierst unsere Arbeitsabläufe, indem du Prozesse effizienter gestaltest, weitere geeignete digitale Lösungen einführst und bestehende Workflows kontinuierlich weiterentwickelst. Dabei arbeitest du in einem sinnstiftenden Umfeld: Kopfsachen e.V. setzt sich für die mentale Gesundheit junger Menschen ein und stärkt mit verschiedenen Bildungsformaten Schüler*innen in ihrer psychischen Gesundheitskompetenz.
Mit deiner Arbeit schaffst du die strukturelle Grundlage dafür, dass wir unsere Ressourcen sinnvoll einsetzen, unsere Angebote weiterentwickeln und noch mehr junge Menschen erreichen können.

• Standort: Berlin 
• Arbeitszeit: 20 - 30 Stunden/Woche
• Startdatum: 01.12.2026
• Befristung: 2 Jahre mit Aussicht auf Verlängerung

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass unsere finanziellen und administrativen Prozesse verlässlich funktionieren und sich mit Kopfsachen weiterentwickeln können. Mit deinem Organisationstalent und deinem Blick für Zahlen trägst du dazu bei, dass wir unsere Ressourcen sinnvoll einsetzen und unsere Wirkung nachhaltig ausbauen können.

Deine Aufgaben

• Du behältst unsere Finanzen im Blick und arbeitest eng mit der Geschäftsführung an Budgetierung und Finanzplanung.
• Du steuerst die vorbereitende Finanzbuchhaltung und sorgst dafür, dass Zahlen, Unterlagen und Informationen verlässlich aufbereitet sind.
• Du arbeitest mit, cloudbasierten Tools und sorgst für eine transparente und effiziente Verwaltung unserer Ausgaben. 
• Du kümmerst dich um Rechnungen, Verträge, Reisekosten und die Abrechnung unserer Workshops.
• Du unterstützt unser Controlling und sorgst dafür, dass Budgets und Ausgaben transparent bleiben.
• Gemeinsam mit unserem HR-Team begleitest du die Einführung von Personio Payroll und übernimmst anschließend die Vertretung im Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. 
• Du verantwortest die administrative Begleitung und Abrechnung unserer Projektmittel.
• Du bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Workshopleitungen bei Finance- und Admin-Fragen.
• Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst unsere internen Prozesse gemeinsam mit uns weiter.
• Du bringst eigene Ideen ein und hilfst uns dabei, Strukturen aufzubauen, die auch mit einer wachsenden Organisation funktionieren.
• All diese Aufgaben meisterst du nicht allein, sondern gemeinsam mit einem Werkstudenten, mit dem du eng zusammenarbeitest.

Dein Profil

• Du bringst einen kaufmännischen Hintergrund mit, zum Beispiel durch ein BWL-Studium, eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Weg.
• Du hast Erfahrung in Buchhaltung und Rechnungswesen und fühlst dich im Umgang mit Zahlen sicher.
• Idealerweise kennst du dich bereits mit der Verwaltung und Abrechnung von Projekt- oder Fördermitteln aus.
• Du arbeitest strukturiert und sorgfältig, verlierst dabei aber nicht den Blick fürs große Ganze.
• Du gehst Themen eigenständig an und wartest nicht darauf, dass dir jeder nächste Schritt vorgegeben wird.
• Du hast Lust, Prozesse aufzubauen, zu verbessern und Verantwortung für deinen Bereich zu übernehmen.
• Du arbeitest gerne mit digitalen Tools, findest dich schnell in neue Systeme ein und hast Lust, digitale Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Du fühlst dich in einem dynamischen Umfeld wohl und hast Freude daran, bestehende Strukturen weiterzuentwickeln und neue Lösungen mitzugestalten 
• Du möchtest deine Fähigkeiten für eine Organisation einsetzen, die gesellschaftliche Wirkung mit professionellen Strukturen verbindet.

Unser Angebot

• Eine bedeutungsvolle Mission: Du arbeitest an einer Aufgabe, die wirklich einen Unterschied im Leben junger Menschen macht.
• Gestaltungsfreiheit & Eigenverantwortung: Raum für Mitgestaltung, Verantwortung und eigene Ideen.
• Teamspirit & Wertschätzung: Offenes, unterstützendes Team mit regelmäßigem Feedback und engem Austausch.
• Flexible Arbeitsweise: Kombination aus Arbeiten im Berliner Büro und Homeoffice.
• Innovatives Umfeld: Ein junges Social Start-up mit viel Raum für Lernen und persönliche Entwicklung.
• Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen, sich bei uns zu bewerben – insbesondere Menschen mit Migrationsgeschichte, BIPoC, Menschen der LGBTQIA+ Community sowie Menschen mit Behinderungen. Wir freuen uns auch auf deine Bewerbung, wenn du nicht alle Anforderungen zu 100 % erfüllst.