Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d) - ab sofort

Die Firma ad fontes Solartechnik Kiel sucht eine Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (25-32h / Woche).

Wir sind seit über 30 Jahren in Norddeutschland aktiv, um unsere Mission von sauberer Energieerzeugung voranzutreiben.

Wir ermöglichen es Hausbesitzern, Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ihre eigene saubere Energie herzustellen und gleichzeitig einen aktiven Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. Wir planen und installieren Photovoltaikanlagen, Batteriespeicher, Wärmepumpen und E-Ladestationen in allen Größen.

Wir sind eine Firma mit einem bewiesenen Erfolgskonzept und einer der wichtigsten Missionen unserer Zeit. Dabei bekommst du an einer Schlüsselposition alle Abläufe des Unternehmens mit und erlernst so die Fähigkeit, als General Manager eines installierenden Unternehmens zu agieren.

## Aufgaben

Du wirst täglich mit dem Geschäftsführer sowie den Abteilungsleitern in Kontakt sein und sie sowohl in der Ausübung der operativen Unternehmensleitung als auch in der strategischen Entwicklung unterstützen.

Dabei bist du verantwortlich für:

• Die Unterstützung des Geschäftsführers in allen Bereichen seiner Aufgaben. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erhältst du Einblicke in alle Kennzahlen des Unternehmens und bringst deine betriebswirtschaftliche Erfahrung aktiv in die Steuerung von ad fontes ein. Dies bringt eine große Verantwortung mit sich und erfordert absolute Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit.
• Die Finanzbuchhaltung im Bilanzierungsverfahren – du musst dich damit wohlfühlen, Rechnungen zu prüfen, Buchungskonten zuzuordnen und die Buchhaltung in der monatlichen Vorbereitung in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater abzuwickeln.
• Personalführung: Das Personalwesen ist die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung. Du bist Ansprechpartnerin für sämtliche Mitarbeiterfragen und -prozesse.
• Personalverwaltung: Zusammen mit unserer Lohnbuchhaltung bei unserem Steuerberater. Verwaltung von monatlichen Stundenabrechnungen, Urlaub, Krankheit, und Fortbildungen unserer Mitarbeiter – die Bedürfnisse der KollegInnen im Büro und der Techniker im Einsatz.
• Das Workplace-Management für die KollegInnen im Büro.
• Das Controlling, sprich, die Analyse des Rechnungswesens sowohl historisch als auch vorausblickend, untersützt von aktueller KI-Technologie.
• Das Voranbringen der Digitalisierung und Einsatz von KI (wir nutzen Claude Cowork) in enger Abstimmung mit allen Beteiligten im Unternehmen: Von Warenwirtschaft über Angebotserstellung zu Einkauf und Buchhaltung sowie Lohnabwicklung wollen wir unsere Systeme für die Zukunft fit machen – du wirst diese Projekte mitverantworten und dabei die nötige Unterstützung durch externe Dienstleister bekommen.
• Externe Kommunikation (Telefon / Email) – Du verteilst die externen Anliegen ins Unternehmen (Lieferanten, Mitarbeiter, Bestandskunden, Energieversorger, Bewerber. Neukunden finden überwiegend über unser Datenbank-verknüpftes Formular zu uns).

## Qualifikation

Du bringst eine Kombination aus abgeschlossener Berufsausbildung / Studium mit kaufmännischem Hintergrund sowie relevante Arbeitserfahrung.

• Wenn wir nur einen Punkt aufschreiben dürften, wäre es „exzellente Kommunikation“: Die Fähigkeiten Aufgaben rasch und effektiv zu bearbeiten oder zu delegieren, sowie über den Stand ihrer Ausführung Informationen einzuholen sind der wichtigste Erfolgsfaktor für die Rolle.
• Wir legen Wert auf eigenverantwortliches Arbeiten und die Fähigkeit viele Themen zu überblicken, ohne dabei das Auge fürs Detail zu verlieren. Quick Zoom-in and Zoom-Out ist gefragt.
• Du solltest keine Scheu haben auf Menschen zuzugehen – Durchsetzungsvermögen auch in einem Team mit unseren Handwerkern und eine direkte, offene Art sind wichtig, um als Schlüsselfigur im Unternehmen auftreten zu können.
• Wir legen großen Wert auf eine offene Feedback-Kultur, immer konstruktiv, immer klar. Gemeinsam stimmen wir Ziele für das Unternehmen sowie für jeden Mitarbeiter ab.
• Du gewinnst Erfahrung und baust dir ein Netzwerk in einem der zukunftsträchtigsten Sektoren überhaupt auf: den Erneuerbaren Energien.
• Du hast Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen.

## Benefits

• Moderne Technik und Software für effizientes Arbeiten inkl. aktuellem Laptop und Smartphone
• Jährlicher Bonus auf Basis von gemeinsam festgelegten persönlichen Zielen
• Für deine Weiterbildung kannst du dir regelmäßig Fortbildungen aussuchen, die sowohl für dich als auch für ad fontes erkenntnisbringend sind. Es gibt ein festgelegtes Weiterbildungsbudget pro Jahr für dich
• Wir sind als Team stärker als allein – ad fontes lebt durch einen guten Teamgeist und eine ausgeprägte Kollegialität
• Vermögenswirksame Leistungen und weitere betriebliche Zusatzleistungen
• Unser Loft-Büro ist hell und modern - eine Siebträger-Kaffeemaschine sowie ein gefüllter Kühlschrank

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Wenn du Fragen hast, schreib uns eine kurze Mail an bewerbung (at) adfontes (punkt) de.