Deine Mission

Als Vertrauensperson des CEO hältst Du ihm den Rücken frei: Du steuerst seinen Kalender, filterst Anfragen und sorgst am Hauptsitz in Bad Bentheim für Struktur, auch wenn er unterwegs ist.

Deine Aufgaben

• Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und konsequenter Freihaltung von Fokuszeiten
• Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen
• Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung
• Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene
• Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung
• Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z. B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar „Nein” zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern
• Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind aufgrund unserer Standorte in den Niederlanden von Vorteil

Warum wir?

• Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit Verantwortung ab dem ersten Tag und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neu geschaffenen CEO Office
• Kurze Entscheidungswege in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen
• 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Eine strukturierte Einarbeitung und moderne Arbeitsmittel

Kontaktinformationen

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der +49 152 51544077 bzw. [email protected] weiter!