Assistenz der Geschäftsführung

Die Wiese Dental Beratungs GmbH ist ein wachsendes Beratungsunternehmen mit Sitz in München-Bogenhausen. Wir unterstützen Zahnarztpraxen, Kliniken und weitere Unternehmen der Gesundheitsbranche dabei, nachhaltig zu wachsen. Unser Fokus liegt auf der Gewinnung und Bindung qualifizierter Mitarbeitender, der gezielten Patientengewinnung sowie dem Aufbau effizienter Strukturen und Prozesse.

Dabei verbinden wir strategische Beratung mit operativer Umsetzung. Unser Anspruch sind messbare Ergebnisse, eine verlässliche Kundenbetreuung und Lösungen, die Wachstum langfristig planbar machen.

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Koordination und Vorbereitung von Terminen, Meetings und internen Besprechungen
• Nachbereitung von Meetings sowie Dokumentation und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Dokumenten und Entscheidungsgrundlagen
• Bearbeitung der internen und externen KorrespondenzKoordination verschiedener Ansprechpartner, Dienstleister, Kunden und Teammitglieder
• Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung interner Projekte
• Überwachung von Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Projektfortschritten
• Unterstützung bei der Optimierung und Dokumentation interner Prozesse
• Pflege und strukturierte Ablage relevanter Informationen und Dokumente
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Kunden
• Erstellung und Verwaltung von WhatsApp-Gruppen und weiteren Kommunikationskanälen für Kundenprojekte
• Beantwortung und Koordination von Kundenanfragen in WhatsApp-Gruppen, Kundenchats und per E-Mail
• Sicherstellung einer schnellen, freundlichen und verbindlichen Kundenkommunikation
• Weiterleitung fachlicher Kundenanliegen an die zuständigen Teammitglieder
• Nachverfolgung offener Rückmeldungen, Freigaben und benötigter Kundeninformationen
• Pflege von Kundendaten, Projektständen und Aufgaben in unseren digitalen Systemen
• Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Beratung, Recruiting, Marketing und Kundenmanagement
• Übernahme weiterer organisatorischer und projektbezogener Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Projektassistenz, im Office Management oder in der Kundenbetreuung
• Ausgeprägte technische Affinität und Freude daran, mit digitalen Tools, Softwarelösungen und automatisierten Prozessen zu arbeiten
• Eine schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in neue Programme und Systeme
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kommunikationstools
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu koordinieren und sinnvoll zu priorisieren
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Vorausschauendes Denken und der Anspruch, Probleme möglichst selbstständig zu lösen
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden und GeschäftspartnernSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftDiskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen InformationenBelastbarkeit, Flexibilität und einen souveränen Umgang mit kurzfristigen VeränderungenFreude an einem dynamischen, leistungsorientierten und wachsenden Unternehmensumfeld

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen aktiv einzubringen
• Ein strukturiertes Onboarding mit digitalen Schulungsmaterialien und klar dokumentierten Prozessen
• Regelmäßiges Feedback und persönliche Begleitung durch Mentoren und Führungskräfte
• Vielfältige fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Schnelle Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem stark wachsenden Unternehmen
• Moderne technische Ausstattung sowie hochwertige Arbeitsgeräte und Softwarelösungen (MacBook only & höhenverstellbare Tische)
• Ein moderner Arbeitsplatz in den Bavaria Towers in München-Bogenhausen
• Helle und klimatisierte Büroräume mit hochwertiger Arbeitsplatzausstattung
• Kostenlose Getränke und Snacks
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Wellpass
• Ein ambitioniertes Team mit hohem Qualitätsanspruch und starkem Zusammenhalt
• Eine attraktive und leistungsorientierte Vergütung
• Eine Tätigkeit mit direktem Einfluss auf die Entwicklung unseres Unternehmens und den Erfolg unserer Kunden

Du bist bei uns richtig, wenn Du nicht nur Aufgaben abarbeiten, sondern Verantwortung übernehmen möchtest. Du erkennst selbstständig, was zu tun ist, kommunizierst offen und verbindlich und hast Freude daran, Strukturen zu schaffen und Dinge konsequent voranzubringen.

Du möchtest eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten, Dich fachlich und persönlich weiterentwickeln und gemeinsam mit uns neue Standards setzen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.